Warum Aufgaben delegieren Führungskräften so schwer fällt

Es gibt viele Gründe, warum richtig Delegieren nicht funktioniert. Dieser Artikel beleuchtet einen möglichen Grund, nicht den einzigen Grund oder den wichtigsten, aber womöglich genau den Grund, der dich als Unternehmer:in aktuell daran hindert, erfolgreich Aufgaben abzugeben.

Was ist das eigentlich: richtig Delegieren? In meiner Definition bedeutet delegieren, dass die Umsetzung einer Aufgabe und auch der ganze „Gedankenwust“, der dazu gehört, an eine andere Person im Unternehmen oder extern übergeben werden und dass das Ergebnis mindestens mittelfristig genauso gut ist, wie wenn ich es selbst machen würde.

In meiner Arbeit als Business Coach mit Teams und vor allem im  Führungskräftecoaching begegnet mir immer wieder ein bestimmtes Phänomen beim Delegieren von Aufgaben: es gibt eine starke Verbindung zwischen der zu delegierenden Aufgabe und einem selbst als Führungskraft. Das, was „nur“ eine Aufgabe oder eine definierte Verantwortung ist, ist wie ein Teil von mir selbst. Was meine ich damit?

Bevor ich eine Aufgabe oder eine Verantwortung delegiere, ist in mir bereits eine ganze Welt dazu entstanden: Eine feste Überzeugung, warum diese Aufgabe wichtig ist. Eine konkrete Vorstellung, wie das Ergebnis aussehen soll. Eine persönliche Motivation, warum ich das Thema überhaupt angehe z.B. aus Motiven wie Sichtbarkeit, Wissen teilen, wachsen wollen etc. oder einfach weil ich glaube, dass es zu meiner Rolle als Unternehmerin dazugehört, diese Aufgabe zu tun oder diese Verantwortung zu übernehmen. Und irgendwo im Hintergrund gibt es auch noch die Ebene der Wirkung: es soll sich etwas verändern, am besten verbessern durch mich und das, was ich tue.

All das ist „meins“. Entstanden in mir (mehr oder weniger mir selbst bewusst) und vor allem ist es Teil von meiner Ideen-, Gedanken- und Gefühlswelt.

Und jetzt soll ich das — dieses komplexe innere Gebilde — einfach so an jemand anderen übergeben mit der Erwartung, dass es mindestens genauso gut wird, wie wenn ich das selbst mache?

Viel Spaß dabei!

Sarkasmus beiseite, an dieser Stelle wird sehr deutlich: ich delegiere nie nur eine Aufgabe. Ich gebe ein Stück meiner inneren Welt ab. Meine Überzeugungen, darüber wie es sein sollte. Meine Vorstellung vom „richtigen“ Ergebnis. Meinen Lieblingslösungsweg in der Umsetzung.

Und die andere Person bringt ihre eigene innere Welt mit. Ihre Überzeugungen, ihre Vorstellungen, ihre Motivation und Gründe. Allein die rein sachliche Kommunikation der Inhalte zwischen zwei solchen Welten ist komplex. Und da haben wir noch nicht von Augenhöhe, echtem Zuhören, geteilter Verantwortung und Partizipation gesprochen.

Was mir hilft loszulassen ist nicht mehr Disziplin oder eine bessere Methode.

Es ist die geteilte Klarheit, über das Wozu und die Wirkung der Aufgabe. 

Wenn ich weiß, dass die andere Person verstanden hat, worum es im Kern wirklich geht, nicht die Aufgabe selbst, sondern die erhoffte Wirkung, die über die Umsetzung erreicht wird, dann kann ich meinen inneren Lieblingslösungsweg loslassen. Das heißt ich bin offen für andere Wege in der Umsetzung. Dann fühlt sich Delegieren nicht mehr wie ein Kontrollverlust oder ein (schlechter) Kompromiss an, sondern wie echte Zusammenarbeit, die einen langfristigen Mehrwert bietet.

Aber das setzt etwas voraus: dass ich selbst „mein Wozu“ kenne. Ich als Führungskraft, und vor allem in der Rolle als Geschäftsführer:in, muss in der Lage sein, das Wozu und die erhoffte Wirkung einer Aufgabe oder auch eines ganzen Verantwortungsbereich, klar und nachvollziehbar kommunizieren können.

Und genau an dieser Stelle, fängt für viele Führungskräfte die eigentliche Arbeit an.

Der Kern von Führungsarbeit ist die Auseinandersetzung damit, wofür man als Person und als Unternehmen überhaupt Verantwortung übernimmt.

Führung bedeutet aufzustehen, Position zu beziehen und die eigenen Ressourcen und Fähigkeiten in den Dienst eines Zwecks zu stellen. Ob dieser Zweck darin besteht ein gelungenes Sommerfest fürs Team zu organisieren, gesund und lecker zu kochen, (eine erstaunlich komplexe Herausforderung heutzutage) oder ein kleines Unternehmen erfolgreich durch volatile und krisenhafte Zeiten zu navigieren, ist letztendlich egal. Der Weg und damit auch der Führungsauftrag folgen dem Zweck.

Wer das für sich geklärt hat — wer weiß wofür er oder sie wirklich einsteht — dem fällt Delegieren leichter, nicht weil die Aufgabe einfacher geworden ist, sondern weil der Zweck größer ist als die eigene Lieblingsidee der Umsetzung.

Was „erfolgreich ein Business führen“ dabei eigentlich bedeutet, das ist eine andere Frage. Und ein anderer Artikel.

Du hast jetzt mehrere Möglichkeiten als Führungskraft das Thema Delegieren zu vertiefen und konkret umzusetzen.

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Bevor du eine Aufgabe an deine Mitarbeitenden abgibst, beantworte diese vier Fragen.

1. Warum und wozu ist es wichtig, dass diese Aufgabe erledigt wird?
2. Was bedeutet „erfolgreich abgeschlossen“ — und wie lässt sich das messen?
3. Was ist dein aktueller Lieblingslösungsweg? (Sei gerne detailliert)
4. Warum ist die Person, an die du delegierst, dafür geeignet?

Wenn du die „Vier Fragen vor dem Delegieren“ beantwortet hast und jetzt die „volle Klarheit“ zum Wozu und der Wirkung hast, dann kann es super hilfreich sein, die verschiedenen Stufen der Delegation als Grundlage zu nehmen, um die Übergabe konkret zu gestalten. Das Modell basiert auf dem „Spiel“ Delegation Poker von Management 3.0.